Verantwortlicher

Österreichische Gesellschaft für Geschlechtsspezifische Medizin (im Folgenden kurz „ÖGGSM“ genannt)
Währinger Gürtel 18-20
1090 Wien
office@gendermedizin.at

Allgemein

Die ÖGGSM nützt zur Datenspeicherung den Cloud-Dienst eines österreichischen Anbieters. Derselbe Anbieter stellt auch den E-Mail-Server zur Verfügung und hat uns in einem Vertrag für Auftragsverarbeiter die Einhaltung aller vorgeschriebenen Sicherheitsvorkehrungen verbindlich zugesagt. Personenbezogene Daten, die wir dort speichern, unterliegen also strengen Schutzvorschriften.

1. Mitglieder

Zwecke der Datenverarbeitung: Verarbeitung von Daten zur Evidenthaltung und Verwaltung aller Agenden der Vereinsmitgliedschaft. Insbesondere ist im Rahmen der Mitgliedschaft vorgesehen, dass die Mitglieder per E-Mail über Aktivitäten und Veranstaltungen der ÖGGSM informiert werden. Dies schließt sämtliche elektronisch erstellten Dokumente, alle Korrespondenzen und Verträge sowie die Evidenthaltung von Terminen in diesen Angelegenheiten mit ein.
Mit der Mitgliedschaft in der ÖGGSM ist automatisch die Mitgliedschaft in der International Society of Gender Medicine (IGM) verbunden. Die Daten der Mitglieder werden dementsprechend auch an die IGM weitergeleitet. Die Mitglieder werden auch über Aktivitäten und Veranstaltungen der IGM per E-Mail informiert.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung:

Art 6 Abs 1 lit b DSGVO: Erfüllung des Rechtsverhältnisses, das mit Erwerb der Mitgliedschaft entsteht
Art 6 Abs 1 lit c DSGVO: Erfüllung steuerrechtlicher, vereinsrechtlicher und anderer gesetzlicher Verpflichtungen
Art 6 Abs 1 lit a DSGVO: Einwilligung der betroffenen Person, über Aktivitäten und Veranstaltungen der ÖGGSM und der IGM informiert zu werden

Empfänger:

Von uns eingesetzte IT-Dienstleister
International Society of Gender Medicine
Banken (soweit für die Abwicklung des Lastschriftverfahrens erforderlich)
RechnungsprüferIn des Vereins
Gerichte, Behörden, Rechtsvertreter

Speicherdauer:
Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden diese Daten – soweit kein Rückstand an Zahlungen (offener Mitgliedsbeitrag, Teilbeträge hiervon, sonstige berechtigte Forderungen des Vereins) seitens des Mitglieds besteht und die Daten auch nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Vermeidung von Rechtsansprüchen des Vereins benötigt werden – nach Ablauf eines Jahres nach Austritt gelöscht. Im Falle des Bestehens offener Forderungen zum Zeitpunkt des Austritts beginnt der Fristablauf mit dem Zeitpunkt des Begleichens der offenen Zahlungen.

Kopien der Rechnungen über Mitgliedsbeiträge werden für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt (mind. 7 Jahre); darüber hinaus bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits. SEPA-Lastschriftmandate werden für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt; darüber hinaus bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits.

2. Vortragende Jahrestagung

Zwecke der Datenverarbeitung: Verarbeiten von Daten zur Organisation und Abhaltung der Jahrestagung, insbesondere:

die öffentliche Ankündigung der Tagung mit Programm,
die Erfassung im DFP-Kalender der Akademie der Ärzte GmbH,
die Evidenthaltung von Terminen,
das Abdrucken des Vortrags/Abstracts im Tagungsband
das Übermitteln des Tagungsbandes an die TeilnehmerInnen der Tagung
das Veröffentlichen des Tagungsbandes auf der Webseite
das Anfertigen von Fotos bei der Jahrestagung und die Verwendung dieser Fotos im Rahmen der Webseite
die Buchung eines Hotelzimmers für Vortragende auf deren Wunsch
die Abrechnung der Reisekosten,
Übermittlung des Hinweises auf einen möglichen Interessenkonflikt an die Akademie der Ärzte GmbH

Das schließt sämtliche elektronisch erstellten Dokumente sowie alle Korrespondenzen und Verträge in diesen Angelegenheiten mit ein.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung:
Art 6 Abs 1 lit b DSGVO: Erfüllung des Vertrages, der mit der Vereinbarung über
Abhalten des Vortrags entsteht
Art 6 Abs 1 lit c DSGVO: Erfüllung steuerrechtlicher, vereinsrechtlicher und anderer gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere § 18 der Verordnung über die Ärztliche Fortbildung
Art 6 Abs 1 lit a DSGVO: Einwilligung der betroffenen Person für das Anfertigen von Fotos und für die Buchung eines Hotelzimmers

Empfänger:
Von uns eingesetzte IT-Dienstleister
Akademie der Ärztekammer GmbH (DFP-Kalender)
Druckerei (für den Druck der Programme)
Bank (Erstattung der Reisekosten)
Hotel (bei Buchung eines Zimmers auf Wunsch des/der Vortragenden)
Gerichte, Behörden, Rechtsvertreter

Speicherdauer:
Die Angaben im Programm sowie der Abstract werden im Tagungsband abgedruckt, der jedenfalls den TeilnehmerInnen der Tagung, den Sponsoren und den Vereinsmitgliedern übermittelt wird. Darüber hinaus wird der Tagungsband auf unserer Webseite veröffentlicht.
Daten aus der Begleichung der Reisekosen werden für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt (mind. 7 Jahre); darüber hinaus bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits.
Andere Daten werden ein Jahr nach der Jahrestagung – soweit diese nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Vermeidung von Rechtsansprüchen des Vereins benötigt werden – gelöscht.

3. TeilnehmerInnen Jahrestagung

Zwecke der Datenverarbeitung: Verarbeiten von Daten zur Organisation und Abhaltung der Jahrestagung, insbesondere:

die Administration der Anmeldungen,
das Führen von Listen der TeilnehmerInnen,
das Ausstellen von Teilnahmebestätigungen oder Zertifikaten,
die Abrechnung der Teilnahmegebühr
das Übermitteln von Schulungsunterlagen,
sowie die Weiterleitung von durch die Teilnahme erworbenen Fortbildungspunkten an die Akademie der Ärzte GmbH.

Das schließt sämtliche elektronisch erstellten Dokumente, alle Korrespondenzen und Verträge, sowie das Evidenthalten von Terminen in diesen Angelegenheiten mit ein.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung:
Art 6 Abs 1 lit b DSGVO: Erfüllung des Vertrages, der mit der Vereinbarung über
Abhalten des Vortrags entsteht
Art 6 Abs 1 lit c DSGVO: Erfüllung steuerrechtlicher, vereinsrechtlicher und anderer gesetzlicher Verpflichtungen
Art 6 Abs 1 lit a DSGVO: Einwilligung der betroffenen Person zur Verwendung eines Lichtbilds und zur Weiterleitung der durch die Teilnahme erworbenen Fortbildungspunkte an die Akademie der Ärzte GmbH.

Empfänger:
Von uns eingesetzte IT-Dienstleister
Akademie der Ärzte GmbH (Fortbildungspunkte)
Gerichte, Behörden, Rechtsvertreter

Speicherdauer:
Kopien der Rechnungen über Tagungsgebühr werden für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt (mind. 7 Jahre); darüber hinaus bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits.
Die Teilnahmelisten werden ein Jahr nach der Jahrestagung gelöscht.
Andere Daten werden ein Jahr nach der Jahrestagung – soweit diese nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Vermeidung von Rechtsansprüchen des Vereins benötigt werden – gelöscht.

4. Einreichung eines Abstracts

Zwecke der Datenverarbeitung: Verarbeiten von Daten im Zuge des Einreichens eines Abstracts, die Beurteilung und Auswahl für eine Veröffentlichung sowie die Rückmeldung an die einreichende Person. Das schließt sämtliche elektronisch erstellten Dokumente, alle Korrespondenzen und Verträge, sowie das Evidenthalten von Terminen in diesen Angelegenheiten mit ein.
Der Abstract wird durch ein GutachterInnen-Team (das aus Vorstandsmitgliedern des Vereins besteht) beurteilt. Die angenommenen Arbeiten werden im Tagungsband abgedruckt und sollen als Poster bei der Jahrestagung präsentiert werden. Ausgewählte Abstract-AutorInnen erhalten zudem eine Einladung ihre Arbeit in einem mündlichen Vortrag zu präsentieren.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung:
Art 6 Abs 1 lit b DSGVO: Erfüllung des Vertrages, der mit der Einreichung des Abstracts entsteht
Art 6 Abs 1 lit c DSGVO: Erfüllung steuerrechtlicher, vereinsrechtlicher und anderer gesetzlicher Verpflichtungen
Art 6 Abs 1 lit f DSGVO: berechtigtes Interesse des Vereins an der Dokumentation der Vereinsgeschichte

Empfänger:
Von uns eingesetzte IT-Dienstleister
SponsorIn
Mitglieder
Gerichte, Behörden, Rechtsvertreter

Speicherdauer:
AutorInnen von Abstracts, die Institution, für die er/sie tätig ist sowie der Abstract selbst werden zum Zweck der Vereinschronik/historie unbefristet gespeichert. Der Speicherung dieser Daten liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der Dokumentation der Vereinsgeschichte zugrunde.

5. Webseite

Um Ihnen die Inhalte und angebotenen Services dieser Webseite zur Verfügung stellen zu können, ist es nötig, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Darüber informieren wir Sie im Folgenden. Wir bedienen uns für den Betrieb der Webseite eines Server-Anbieters aus Österreich. Mit diesem haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art 28 DSGVO abgeschlossen.

a) Serverlogs:

In diesen wird die IP-Adresse des anfragenden Rechners gespeichert, sowie weiters der Zeitpunkt und das Ziel der Anfrage, einer Meldung, ob die Anfrage erfolgreich war, die übertragenen Datenmengen, die Erkennungsdaten des verwendeten Browsers und Betriebssystems sowie die Website von welcher der Zugriff erfolgte, sollte der Zugriff über einen Link erfolgt sein.

Zweck: Diese Daten dienen der Überprüfung der Systemsicherheit

Rechtsgrundlage: Durch Ihr Aufrufen unserer Website stellen wir Ihnen wunschgemäß die sich darauf befindlichen Inhalte zur Verfügung. Um diese Übereinkunft zu erfüllen, müssen die angegebenen Daten verarbeitet werden. Weiters müssen wir für die Datensicherheit sorgen und benötigen die Logdateien für Analysen möglicher Angriffe.

Speicherdauer: Nach 14 Tagen werden die Daten vom Server gelöscht.

b) Daten aus den Formularen

Wir stellen auf der Webseite folgende Serviceangebote zur Verfügung:

Kontaktformular
Anmeldeformular Mitgliedschaft
Anmeldeformular Jahrestagung
Einreichforumlar für Abstracts

Im Zuge der Nutzung dieser Services übermitteln Sie die von Ihnen angegebenen Daten an uns. Im Zuge der technischen Abwicklung dieses Services werden die über die Formulare übertragenen Daten in einer Datenbank am Server der Webseite gespeichert und einmal jährlich dort gelöscht. Davon unberührt bleibt die weitere Verwendung dieser Daten für den eigentlichen Verarbeitungszweck (Anmeldung, Einreichung usw.). Diese weitere Verwendung wird im Folgenden beschrieben:

aa) Kontaktformular

Zweck: Die Daten aus dem allgemeinen Kontaktformular nutzen wir, um mit Ihnen in Kontakt zu treten.
Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, die Sie durch die Nutzung dieser Kontaktform zu erkennen geben
Speicherdauer: Diese richtet sich nach dem Inhalt Ihrer Nachricht. Generell werden Daten nur so lange aufbewahrt, wie es der Zweck der jeweiligen Angelegenheit erfordert oder so lange wir ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung haben.
Empfänger: Server-Anbieter

bb) andere Formulare

Zwecke, Rechtsgrundlage und Speicherdauer richten sich nach den folgenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung:
• Einreichen von Abstracts
• Mitgliederverwaltung
• TeilnehmerInnen der Jahrestagung
Empfänger: Server-Anbieter

c) Google Fonts

Auf dieser Webseite werden externe Schriften von Google Fonts verwendet. Google Fonts ist ein Dienst der Google Inc. Die Einbindung dieser Web Fonts erfolgt durch einen Serveraufruf, in der Regel ein Server von Google in den USA. Hierdurch wird an den Server übermittelt, welche unserer Internetseiten Sie besucht haben. Auch wird die IP-Adresse von Google gespeichert. Durch die Zertifizierung nach dem EU-US-Datenschutzschild („EU-US Privacy Shield“) garantiert Google, dass die Datenschutzvorgaben der EU auch bei der Verarbeitung von Daten in den USA eingehalten werden.
Die Nutzung von Google Fonts erfolgt im Interesse einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.

6. Ihre Rechte

Widerruf der Zustimmung: Dort, wo die Verarbeitung der Daten auf Ihrer Zustimmung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen. Dadurch wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf verarbeiteten Daten nicht berührt.

Weitere Rechte: Grundsätzlich haben Sie die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung bzw. Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Möchten Sie eines der beschriebenen Rechte geltend machen, wenden Sie sich bitte an:

Österreichische Gesellschaft für Geschlechtsspezifische Medizin
Währinger Gürtel 18-20
1090 Wien
office@gendermedizin.at

Gleiches gilt für Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder für die Vervollständigung oder Änderung Ihrer Daten. Um Ihr Recht auf Auskunft über die Verwendung Ihrer Daten auszuüben, benötigen wir einen Nachweis Ihrer Identität.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde.